ifax.OPEN Neueinführung bei der Gewo GmbH

In einem halben Jahr zum Echtstart

Die Firma Gewo (Tochterunternehmen der Geistlich-Gruppe/Schweiz) ist Lohnhersteller im Bereich Kosmetik für namhafte Handelsunternehmen. Das Unternehmen beschäftigt etwa 60 Mitarbeiter, davon 10 im kaufmännischen Bereich. Die Produktentwicklung findet im eigenen Haus statt. Der Produktionsausstoß am Tag beläuft sich auf ca. 10 Tonnen, die sich in 50.000 Einheiten pro Schicht aufteilen: 25.000 Flaschen, ca. 15.000 Tuben und 10.000 Tiegel, die natürlich intern entsprechend abgewickelt werden wollen. Saubere Prozesse sind dabei eine unverzichtbare Grundlage.

Gewo benötigte ein neues ERP-System, da die bisherige Lösung die gestiegenen Anforderungen an die Prozesse und Dokumentationspflichten nicht mehr erfüllen konnte. In der Vergangenheit geschah vieles auf Zuruf, aus Gewohnheit und zum Teil unter Nutzung von eigenem „Strickwerk“. So wurden z.B. Etiketten über Microsoft Word erstellt, die im ERP nicht integriert waren. Da man sich dieser Schwächen bewusst war, hat man ein Pflichtenheft erstellt, das alle betroffenen Punkte im Ablauf benannte.

Nach Vergleich mit einigen anderen Systemen hat man sich für ifax.OPEN entschieden, weil hier die Anforderungen zu 80% im Standard abgedeckt wurden und die 20% Individualprogrammierung schnell und kostengünstig zu erledigen waren. Herr Renz ist nach wie vor begeistert von der großen Umfänglichkeit des ifax.OPEN, dessen Fähigkeiten im Laufe der Zeit noch intensiver genutzt werden sollen. So stehen bereits jetzt einige Module für die zukünftige Nutzung fest, wie z.B. EDI und die Lagerstellplatzverwaltung. Diese Zwischenzeit soll genutzt werden, um die Mitarbeiter an das neue System zu gewöhnen und Prozesssicherheit zu erlangen.

 

Herr Renz, Leiter Supply Chain Management und Projektverantwortlicher 

 

Besonderen Wert legt Herr Renz darauf, dass er die Mitarbeiter von Anfang an in diesem Projekt „mitgenommen“ hat - schließlich sind sie diejenigen, die die Neueinführung umsetzen müssen. Aus diesem Grund hat es viele Informationsveranstaltungen gegeben, in denen die Prozesse erläutert und deren Umsetzung beschrieben wurde. Dies war dringend erforderlich, da eine Reihe von Mitarbeitern bis dahin noch keinen Kontakt mit der EDV hatten. Heute sind alle Abteilungen mit Begeisterung dabei und erkennen die Vorteile der geänderten Vorgehensweise.

Die erfolgreiche Umsetzung des Projektes erfolgte gemeinsam mit einem unserer externen Berater, einem Spezialisten im Bereich Pharma – Herrn Oser, dessen Kompetenz im Hause Gewo sehr geschätzt wird. Er bildete die Schnittstelle zwischen den Projektverantwortlichen der Firma Gewo und der Programmierung im Hause der ifax GmbH.

Die Resultate der Umstellung zeigen sich in allen Bereichen positiv. Die Stammdaten wurden von den verantwortlichen Mitarbeitern aktualisiert, was eine unabdingbare Grundlage für korrekte Ergebnisse des Systems darstellt. Die Bestände sind transparent und tagesaktuell geworden. Barcodes wurden eingeführt, die eine lückenlose elektronische Verfolgung der Artikel und Chargen ermöglichen, was im Handelsbereich dringend erforderlich ist. Der größte Vorteil an der Umstellung war allerdings, dass es bei Echtstart keinerlei Störungen gab, jederzeit volle Lieferfähigkeit gewährleistet war - keine Selbstverständlichkeit bei der Einführung eines neuen ERP-Systems.

Die 7 von Herrn Renz eröffneten „i-Points“ (ifax.OPEN-Melde-/Buchungs-/Informationsstationen im ERP-Warenfluss) befinden sich verteilt über die gesamte Firma:

     1.  Wareneingang

     2.  Verwiegung Rohstoffe

     3.  Bulk-Rückmeldung

     4.  Abfüllung

     5.  Etikettierung

     6.  Halbfertigerzeugnisse (fertige Produkte, die in Großpackung
          zusammengefasst werden)

     7.  Zentrallager (extern)

Durch die Aufteilung wurde der Arbeitsaufwand optimiert und die Zuordnung der Aufgaben festgelegt.

Die Sicherheit ist u. a. dadurch erhöht worden, dass alle eingehenden Gebinde zunächst in ein Sperrlager gehen und erst nach Prüfung zur Weiterverarbeitung freigegeben werden.

Das professionelle Einkaufssystem erleichtert den Mitarbeitern die tägliche Arbeit erheblich und bietet zudem eine erhöhte Kostenkontrolle. Die Rückverfolgung gelieferter Ware ist lückenlos möglich, was den Kunden ein großes Maß an Sicherheit bietet.

» Interview mit Herrn Renz, Leiter Supply Chain Management und
   Projektverantwortlicher bei der Fa. Gewo, Baden-Baden «